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在一些政府采购项目中，仅凭投标文件无法准确衡量和评价投标供应商所提供产品的真实水平，采购人往往要求供应商提供样品，作为投标文件的重要组成部分。笔者结合工作实际，探讨政府采购活动中如何规范样品评审工作。
样品的评分内容、标准、分值设置应科学合理。
不同的项目，其样品在评标办法中所占重要性不尽相同，对样品分值的设定也应因项目而异。如某些项目，样品只起辅助作用，重点为投标人技术方案、产品的品牌、性能等内容的评比，样品分值不宜设置得太高，一般不超过总分的10%；而办公家具、服装采购等项目，样品是重要的评标依据，分值可设置得相对高些，占总分的10%-30%较为合理。
要求提供的样品应具代表性，且兼顾供应商的投标成本。
招标文件在要求供应商提供样品的品种和数量时，应把握以下原则：
一是要求提供的样品具有代表性，即供应商需要提供的样品在采购项目中的数量或价值占整个项目的绝对比重大，保证在评审过程中不会出现较大偏差。
二是在保证评标的基础上，兼顾供应商的投标成本。如某办公家具采购项目，要求投标人提供长1.6m、宽0.8m的办公桌样品，而部分投标人现有样品中可能只有0.78m宽的样品，没有0.8m宽的样品。如果按照招标文件要求重新制作，一来增加了投标成本，二来时间上可能来不及。而实际评审时，0.78m宽的样品和0.8m宽的样品并无太大差异。所以，该项目招标文件在对样品的要求中增加了一条：“样品不齐全或样品参数存在偏离将影响其技术得分，但中标后必须严格按照招标文件要求供货”。允许样品参数存在偏差，既增加了投标人数量，确保充分竞争，也减少了废标和质疑投诉。
做好样品的接收工作。
代理机构在接收样品时，应注意以下三点：
第一，招标文件应明确样品提交的截止时间，避免供应商因样品运输延误时间、开标前样品未送达开标现场而引起的争执。
二是接收样品时，应将样品品种、数量清点后填写《样品接收登记表》，由投标人授权代表签字确认。还应要求投标人去除样品上显示投标人信息的标志、标识，一时无法去除的，可用白纸粘贴。某些代理要求投标样品上注明品牌、型号甚至供应商的名称以方便评审，笔者认为，从保密性的角度考虑是不妥当的。接收的样品还应拍照留存，发生各种情况时可提供证据使用。
三是为了防止供应商在评审前对自己或他人的样品做出不当行为，最好设有样品存放间，保证样品存放安全。如没有样品间的，样品最好放在视频监控区或派专人看护。
做好样品评审的保密工作。
保证样品评审工作的保密性，是样品评审工作能否达到预期目的关键因素。首先，评审前要对样品进行抽签编号，有条件的地方可委托公证处完成该项工作。公证处未参加开标的，可邀请各投标人上台抽签，抽到的数字即为投标人的样品编号。各投标人应在样品的相同位置贴上贴纸，标上自己抽到的编号。此前，笔者也考虑过编号工作由代理机构完成，并对各投标人保密，但因担心投标人质疑该过程的公正性而作罢。
其次，评标委员会对样品进行评审期间，应及时清场，保证评审工作不受外界干扰。某些产品如需对样品功能进行演示的，投标人可派一名工程师参加。
最后，由评标委员会对样品分进行单独打分，将样品得分送至开标室，请各投标人报上自己的编号进行核对，根据各投标人的编号，得出各投标人样品分，再加上其他商务分，计算出各投标人的技术分总分，宣布评审结果。如果在打分之前就核对样品编号，再拿到评标室汇总得分，容易让投标人认为存在对照单位名称打分的情况。按照上述方法，可确保打分结果的保密性。
做好样品封存及退还工作。
开标结束后，应对中标人的样品及时封存，作为验收依据。采购人、中标人、代理机构三方在场（有条件的可邀请公证处参加）封存样品，签名、拍照留存，然后移交采购人。未中标人的样品，如招标文件中无特殊约定，应现场退还，但要做好退还签字手续，最好在视频监控区内进行该项工作。
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